Di hari kedua Pelatihan Pengelolaan Arsip Dinamis, saya menyadari bahwa menata arsip adalah soal manajemen risiko! Mulai dari jurus jitu merapikan Arsip Aktif, melindungi Arsip Vital (“Arsip Kelas Satu”) yang menjadi nyawa instansi, hingga mengamankan Arsip Terjaga yang menyangkut kedaulatan negara. Tahukah Anda ada ancaman pidana 10 tahun jika kita lalai? Simak rangkuman lengkapnya!
Hari ini, Selasa, 21 Juli 2026, saya kembali mengikuti Pelatihan Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) Angkatan VII. Karena pelatihannya secara online via Zoom, saya sudah bersiap di depan laptop sejak pagi hari dengan kopi hangat.
Fokus materi hari kedua ini dibagi menjadi dua topik besar: Pengelolaan Arsip Aktif (di sesi pagi hingga siang) dan Pengelolaan Arsip Vital dan Terjaga (di sesi sore). Seluruh materi ini dibawakan dengan sangat lugas oleh Ibu Juwita Fitrasari, S.I.Kom, M.Sc., seorang Widyaiswara dari ANRI.
Berikut adalah rangkuman (resume) yang berhasil saya catat dari pemaparan beliau!
Sesi 1: Pengelolaan Arsip Aktif (08.30 – 15.30)
Bu Juwita memulai materinya dengan mengingatkan bahwa arsip bukanlah sekadar “dokumen mati”. Ada yang namanya Arsip Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan terus-menerus digunakan oleh unit kerja (Unit Pengolah).
Menurut beliau, salah satu dosa terbesar di kantor adalah: Arsip aktif menumpuk tanpa sistem pemberkasan yang jelas! Akibatnya, saat dokumen itu dicari, tidak ada yang bisa menemukannya.
Lalu, bagaimana solusinya? Pemberkasan (Filing)!
Pemberkasan adalah menempatkan naskah dinas ke dalam satu himpunan yang logis berdasarkan kegiatan yang sama. Bu Juwita mengajarkan bahwa pemberkasan tidak boleh asal-asalan, melainkan wajib menggunakan Sistem Klasifikasi Arsip. Klasifikasi ini diibaratkan seperti peta, yang mengelompokkan arsip berdasarkan fungsi instansi (primer, sekunder, dan tersier/transaksi), bukan berdasarkan struktur organisasinya.
Langkah-langkah pemberkasan yang benar:
- Memeriksa fisik arsip.
- Menentukan indeks (kata kunci dari informasi arsip).
- Memberikan Kode Klasifikasi.
- Melakukan pelabelan pada folder dan menyusunnya di filing cabinet.
- Jika arsip dipinjam, kita harus menggunakan Out Indicator (seperti out guide atau lembar pengganti) agar posisi arsip tidak hilang jejaknya.
Di sesi ini, kami juga melakukan praktik membuat Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas. Ini adalah “nyawa” dari sistem temu balik arsip agar lebih cepat dan efisien.
Sesi 2: Arsip Vital & Arsip Terjaga (15.30 – 18.45)
Masuk ke sesi sore, Bu Juwita mulai membahas level arsip yang jauh lebih krusial.
1. Arsip Vital (“Arsip Kelas Satu”)
Arsip vital adalah prasyarat hidup matinya sebuah organisasi. Jika arsip ini hilang, operasional bisa lumpuh, organisasi bisa dituntut secara hukum, atau aset negara melayang! Contohnya: arsip ijazah (di kampus), rekam medis (di RS), arsip pemegang polis (di asuransi), hingga MoU atau dokumen asset.
Karena sifatnya yang tidak tergantikan, instansi wajib memiliki Program Arsip Vital. Cara melindunginya bisa melalui:
- Duplikasi & Dispersal: Menggandakan arsip dan menyimpannya di lokasi yang berbeda, dengan asumsi bencana tidak akan menimpa dua tempat secara bersamaan.
- Vaulting: Menggunakan peralatan khusus seperti brankas atau filing cabinet tahan api dan kedap air.
2. Arsip Terjaga
Kalau Arsip Vital menyangkut hidup organisasi, maka Arsip Terjaga menyangkut Kedaulatan Negara!
Ini adalah arsip yang berkaitan dengan hal-hal strategis, seperti kependudukan, batas kewilayahan/kepulauan, perjanjian internasional, hingga kontrak karya.
Bu Juwita mengingatkan kembali pada sejarah lepasnya Pulau Sipadan dan Ligitan. Sengketa itu kalah di mahkamah internasional karena kelemahan kita dalam menyajikan dokumen administrasi wilayah perbatasan (administration record & demarcation record).
Oleh karena itu, ada aturan hukum yang super tegas di UU No. 43/2009: Pencipta Arsip Terjaga yang dengan sengaja tidak memberkaskan dan melaporkan arsipnya ke ANRI dapat dipidana penjara maksimal 10 tahun dan denda Rp 500 juta! Sebaliknya, jika ada yang tidak menjaga keutuhan dan keamanannya, bisa dipenjara 1 tahun atau denda Rp 25 juta. Wah, benar-benar tidak main-main ya!
Lembaga yang memiliki Arsip Terjaga punya kewajiban ganda: melaporkan daftar arsip tersebut maksimal 1 tahun setelah tercipta, lalu menyerahkan salinan autentiknya ke ANRI.
Secara keseluruhan, hari kedua ini memberikan teknis yang sangat bermanfaat. Mengelola arsip bukan cuma soal menata kertas, melainkan soal manajemen risiko (baik risiko administrasi maupun risiko hukum negara).
Besok adalah hari ketiga pelatihan. Pasti materinya akan semakin mendalam! Sampai jumpa besok ya! 👋
