Kapan saat yang tepat memindahkan dokumen dari meja kerja ke ruang arsip? Bagaimana cara legal menghancurkan tumpukan kertas tanpa melanggar hukum? Di hari ketiga Pelatihan Pengelolaan Arsip Dinamis, saya belajar rahasia manajemen ruang kerja yang efisien melalui teknik pemindahan Arsip Inaktif dan prosedur ketat Penyusutan Arsip.
Halo semuanya! Tidak terasa Pelatihan Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) Angkatan VII sudah memasuki hari ketiga (Rabu, 22 Juli 2026). Setelah belajar mengurus arsip aktif di hari kedua, kini saatnya kita belajar fase selanjutnya dari siklus hidup arsip: Arsip Inaktif dan Penyusutan Arsip.
Walaupun pelatihannya full online via Zoom dari pagi hingga sore, pemaparan dari para Widyaiswara: Ibu Vicihayu Dyah Mulyaningrum dan Ibu Desy Natalia, benar-benar membuat saya betah di depan layar. Berikut adalah rangkuman dari dua sesi luar biasa hari ini!
Sesi 1: Pengelolaan Arsip Inaktif (09.00 – 13.00)
Materi pagi dibawakan oleh Ibu Vicihayu Dyah Mulyaningrum, S.Pd., M.Pd. Beliau mengawali sesi dengan sebuah reminder sederhana: Kalau arsip sudah jarang digunakan (referensi menurun, misalnya cuma dirujuk kurang dari 5 kali setahun), berarti ia sudah masuk fase Arsip Inaktif.
Arsip inaktif ini tidak boleh lagi dibiarkan memenuhi lemari di ruang kerja (Unit Pengolah). Ia harus “hijrah” ke tempat peristirahatan yang lebih layak, yaitu Unit Kearsipan atau Record Center (RC).
Proses “hijrah” ini tidak sembarangan asal angkut kardus, lho! Ada tata caranya:
- Penyeleksian & Pendataan: Dokumen diseleksi dan dicatat dalam Daftar Arsip Usul Pindah.
- Berita Acara (BA): Proses pindahnya harus sah secara administrasi, ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
- Pengelolaan di Record Center: Ruang RC harus memenuhi standar keamanan dan keselamatan arsip. Suhunya maksimal 27°C, kelembapannya terjaga agar arsip tidak berjamur, tidak boleh membawa makanan/minuman, hingga perlunya proses fumigasi berkala untuk mengusir serangga nakal.
Boks arsip inaktif juga harus diisi dengan mempertahankan Asas Asal-Usul (arsip beda instansi tidak boleh dicampur) dan Asas Aturan Asli (susunannya tetap sama seperti saat ia masih menjadi arsip aktif).
Sesi 2: Penyusutan Arsip (14.00 – 18.00)
Di sesi sore, Bu Desy Natalia, S.Pd., M.Pd membawa kami ke fase akhir dari umur arsip, yaitu Penyusutan Arsip.
Banyak orang mengira penyusutan arsip itu sama dengan membakar kertas. Padahal, kata Bu Desy, penyusutan itu adalah kegiatan pengurangan volume arsip melalui 3 cara legal:
- Memindahkan arsip inaktif ke Unit Kearsipan (yang dipelajari di sesi pagi).
- Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna.
- Menyerahkan arsip statis (yang bernilai sejarah/permanen) ke Lembaga Kearsipan (ANRI/Arsip Daerah).
Kunci utama dari penyusutan adalah JRA (Jadwal Retensi Arsip). Dari JRA, kita bisa melihat umur (retensi) suatu dokumen dan nasib akhirnya: apakah Musnah atau Permanen.
Pemusnahan Arsip
Ini bukan pekerjaan individu. Pemusnahan harus dilakukan oleh Panitia Penilai Arsip. Jika arsip memiliki retensi di bawah 10 tahun, pimpinan instansi yang menetapkan pemusnahannya. Namun, untuk arsip dengan retensi 10 tahun ke atas, wajib mendapat persetujuan tertulis dari Kepala ANRI (Lembaga Negara/BUMN) atau Gubernur/Bupati. Cara memusnahkannya pun harus total, entah itu dicacah (shredder), di-pulping (dijadikan bubur kertas), atau menggunakan bahan kimia. Intinya: fisik dan informasi arsip tidak boleh lagi dikenali!
Penyerahan Arsip Statis
Bagaimana dengan arsip yang di kolom JRA berstatus Permanen? Arsip ini akan menjadi memori kolektif bangsa! Prosesnya harus diverifikasi oleh panitia dan Kepala Lembaga Kearsipan. Setelah disetujui, pimpinan pencipta arsip akan menyerahkan fisik dan daftarnya ke ANRI (atau Arsip Daerah) dengan Berita Acara yang menyatakan bahwa arsip tersebut autentik, utuh, dan terpercaya.
Pelatihan hari ini membuka wawasan saya bahwa tumpukan kertas di kantor itu sejatinya bisa dikendalikan. Kalau arsipnya bernilai guna, dilestarikan untuk sejarah; kalau tidak, disusutkan agar efisien.
Besok adalah hari terakhir pelatihan. Bu Desy menutup materi sore ini dengan sebuah pantun manis:
“Datang pagi penuh semangat,
Ilmu dicari tiada lelah.
Jangan ragu, jangan penat,
Sukses menanti di ujung lelah!”
Sampai jumpa di catatan terakhir besok!
