Arsip bukan sekadar tumpukan kertas kusam di sudut kantor, melainkan urat nadi dan bukti sejarah sebuah instansi. Di hari pertama Pelatihan Pengelolaan Arsip Dinamis Angkatan VII, saya belajar betapa fatalnya dampak jika kita mengabaikan Arsip Vital dan bagaimana era digital memaksa arsiparis untuk bertransformasi.
Halo semuanya! Hari ini, tanggal 20 Juli 2026, saya memulai perjalanan baru dalam meningkatkan kompetensi di bidang kearsipan. Saya resmi mengikuti Pelatihan Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) Angkatan VII (PNBP) yang diadakan secara nonklasikal (daring). Pelatihan ini akan berlangsung selama empat hari ke depan, hingga tanggal 23 Juli 2026. Melalui website personal ini, saya berencana untuk menuliskan catatan harian (resume) dari materi yang saya dapatkan. Semoga bermanfaat juga bagi teman-teman yang membacanya!
Jadwal hari pertama ini cukup padat dan diawali dengan Pretest untuk mengukur pemahaman awal kami. Setelah pembukaan resmi, kami langsung masuk ke materi inti.
Sesi 1: Kebijakan Kearsipan Nasional (09.00 – 11.15)
Materi pertama dibawakan oleh Bapak Afrizal Zurman, S.Si., M.Han. Sesi ini sangat membuka mata saya bahwa kearsipan di Indonesia bukan lagi sekadar urusan back-office atau petugas tata usaha, melainkan telah menjadi agenda Prioritas Nasional (Asta Cita) menuju Indonesia Emas 2045.
Bapak Afrizal mengutip sebuah kalimat yang sangat kuat dari Sir Arthur Doughty (1924): “Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah aset yang paling berharga… Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya.”
Beliau membedah landasan hukum kearsipan, seperti UU No. 43 Tahun 2009, yang mengatur perbedaan tegas antara Arsip Dinamis (yang menjadi tanggung jawab pencipta arsip/instansi kita) dan Arsip Statis (yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan/ANRI). Beliau juga menyoroti tantangan kearsipan ke depan, seperti rendahnya kepatuhan lembaga, sinkronisasi kebijakan antara pusat dan daerah, hingga ancaman keamanan siber di era digital.
Yang paling menarik adalah konsep Siklus Hidup Arsip (Life Cycle of Records). Beliau menjelaskan bahwa siklus arsip ibarat siklus kehidupan manusia: mulai dari tahap Penciptaan, Penggunaan, hingga Penyusutan (apakah arsip tersebut akan dimusnahkan secara aman, atau disimpan permanen karena memiliki nilai sejarah). Jika siklus ini gagal, organisasi akan berhadapan dengan tumpukan dokumen yang tidak terkendali, arsip rusak (berjamur/dimakan rayap), hingga risiko bocornya data sensitif.
Intinya dari sesi ini: Kearsipan yang dikelola dengan baik adalah fondasi tata kelola pemerintahan yang transparan, alat pertanggungjawaban nasional, sekaligus pelindung memori kolektif bangsa!
Sesi 2: Pengantar Pengelolaan Arsip Dinamis (11.15 – 13.30)
Nah, di sesi kedua ini materinya sangat membuka wawasan. Dibawakan oleh Bapak Drs. Sumrahyadi, M.I.M.S., seorang Widyaiswara Utama ANRI yang sangat berpengalaman. Beliau mengawali materinya dengan pantun yang mencairkan suasana.
Satu hal yang paling membekas dari pemaparan beliau adalah tentang klasifikasi dan persentase arsip dalam sebuah organisasi. Ternyata, rata-rata hanya 10% arsip organisasi yang punya nilai guna jangka panjang, 25% dokumen aktif, 30% inaktif, dan sisanya 35% adalah dokumen yang sudah tidak berguna dan bisa dimusnahkan! Kebayang kan kalau kita tidak tahu cara menyusutkan arsip? Ruang kantor pasti penuh dengan kertas yang tidak perlu.
Beliau juga sangat menekankan pentingnya Arsip Vital. Ini adalah arsip yang menjadi prasyarat dasar kelangsungan hidup sebuah instansi dan tidak tergantikan jika hilang (seperti sertifikat aset, cetak biru/blueprint, MoU, hingga BPKB). Beliau mencontohkan banyak kasus fatal akibat buruknya pengelolaan arsip vital, seperti lepasnya Pulau Sipadan dan Ligitan, sengketa 4 pulau antara Aceh dan Sumatera Utara, hingga hilangnya 56.000 aset Barang Milik Negara (BMN) di Kementerian PUPR!
Untuk melindungi arsip vital ini, pendekatannya harus komprehensif: mulai dari alih media (digitalisasi), penyimpanan salinan di tempat berbeda (dispersal), hingga penyimpanan di ruang khusus seperti brankas tahan api atau bunker.
Era Digital dan Transformasi Arsiparis
Pak Sumrahyadi juga menyinggung bagaimana disrupsi teknologi mengubah wajah kearsipan. Dengan adanya e-commerce dan aplikasi digital, arsip kini tidak lagi berwujud kertas. Ancaman kearsipan pun bergeser dari sekadar “kebakaran gedung” menjadi ancaman cyber seperti kebocoran data (doxing, phishing, hingga ransomware yang sempat menyerang Pusat Data Nasional).
Oleh karena itu, pemerintah kini mendorong penerapan SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik) melalui aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Dengan SRIKANDI, arsiparis tidak lagi sekadar menata kertas secara teknis, tetapi harus bertransformasi menjadi intellectual thinker. Arsip harus dikelola untuk naik level: dari sekadar “Data”, menjadi “Sumber Informasi”, lalu menjadi “Pengetahuan (Knowledge)”, dan puncaknya menjadi dasar pengambilan “Kebijakan (Wisdom)”.
Sesi 3: Penyusunan Instrumen PAD (14.30 – 16.45)
Setelah istirahat siang, kelas dilanjutkan oleh Bapak Sigit Herbowo Sektiaji, S.Sos., M.M., yang membedah tentang Penyusunan Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis. Di sesi ini, kami belajar fondasi teknis agar aplikasi seperti SRIKANDI bisa berjalan. Terdapat 4 pilar instrumen yang wajib disiapkan instansi:
- Tata Naskah Dinas
- Klasifikasi Arsip
- Jadwal Retensi Arsip (JRA)
- Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Sesi ini lebih banyak praktik dan pemahaman pola klasifikasi agar penomoran dan pemberkasan surat tidak tumpang tindih.
Secara keseluruhan, hari pertama ini sukses “menampar” saya tentang betapa krusialnya peran tata kelola arsip, baik di dunia nyata maupun dunia siber.
Seperti kata Johann Wolfgang von Goethe yang dikutip oleh Pak Sumrahyadi di akhir materinya: “Mengetahui saja tidak cukup. Kita harus menerapkan. Kemauan saja tidak cukup. Kita harus melakukan.”
Besok kami akan lanjut ke materi hari kedua. Tunggu catatan (resume) saya selanjutnya, ya!
